ترتيب الاولويات وادارة الوقت

ترتيب الاولويات وادارة الوقت تظهر أهمية الوقت من خلال إدراك الفرد لقيمة استثمار الوقت من خلال تحديد أولوياته ضمن نطاق اختلاف الدوافع لديه، ومسؤولياته واستثماراته وثقافته.

ومن هنا يمكن تعريف الوقت على أنه مقدار متاح من الزمن يساعد في تحقيق الأهداف المهمة التي تسعى لها في حياتنا. 

أهمية الوقت 

• لكي نحافظ على التوازن بين احتياجات الجسد والروح والعقل والحياة الشخصية ومتطلبات العمل التي يعتمد عليها نجاح العمل.
  • بالإضافة لأنه أهمية الوقت تنحصر في قدرة الفرد على عدم إهداره في الأعمال الغير نافعة. 
• من هنا تنبع الإدارة المثلى للوقت من خلال حسن التخطيط والتنظيم والمتابعة والتنسيق والتحفيز على تحقيق الهدف في الوقت المحدد له.
• يعد الوقت هو عمر الإنسان وحياته، والعمر محدود لا يمكن زيادته بأي حال لذلك من الضروري معرفة كيفية الاستفادة منه وإدارته بكل دقة وإتقان.
  • فالوقت سريع الانقضاء ويسير بنفس السرعة والوتيرة وعملية استرجاعه أمر مستحيل. 
• الوقت مورد نادر لا يمكن تجميعه أو تفويضه وما مضى منه لا يعود. 
• لايمكن تخزينه ولا يمكن إحلاله وكذلك لا يمكن اقتراضه أو مضاعفته أو تصنيع غيره. 
• مورد محدد يملكه جميع الناس بالتساوي. 
• يعد الأسلوب الذي يتم إنفاق الوقت فيه هو الذي يحدد درجة التقدم في الحياة، كما أن الإنجازات المتحققة.
  • هي التي يمكن بها قياس الاستفادة من الوقت، وكلما كانت الإنجازات كبيرة كان ذلك دليلًا على حسن استغلال الوقت. 
• كما أن العنصر الأساسي في تقدم الدول يكمن في طرق الاستفادة من الوقت وعدم إضاعته.
  • حيث يمكن خلق الموارد ورفع الإنتاجية وتخفيض التكلفة من خلال حسن إدارة الوقت.

إدارة الوقت 

• يسعي الإنسان دومًا للنجاح والتفوق خاصة لأنه دائمًا مخير للعديد من الاختبارات التي تحقق أهدافه.
  • ويعد من أفضل الطرق المختصرة لتحقيق الهدف هو الخط المستقيم القائم على التنظيم والتخطيط للوقت بين الأهم والمهم. 
• فإذا كان الاختيار هو خلاصة إدارة الأولويات فإنه يعني ترتيب الأمور حسب أهميتها.
  • والتوفيق بين ما يريد الإنسان أن يقوم به وبين المسؤوليات التي تقع عليه.
  • ويمكن الشعور بالتحديات خلال القرارات اليومية والمستمرة طوال لحظات الحياة.
  • بالإضافة لأن القرارات تكون سهلة عندما يتعلق الأمر بالاختيار بين الجيد والاسوأ. 
• ولقد توصلت العديد من الدراسات لأن الساعة وحدها غير قادرة على إدارة الحياة للأفضل.
  • ولكن ينبغي أن نفهم الأفضل لحياتنا وتوجيهنا له لتعديل المسار لحياتنا تجاه الصح. 
• فقد ارتبط مفهوم إدارة الوقت بالعمل الإداري، وأصبح ضمن موضوعات الإدارة الحديث.
  • لذلك تم دمج كلمة الإدارة والوقت في كلمة واحدة لتوضيح علاقاتهم.
  • التي تشمل تحقيق الأهداف المنظمة للوصول لطريق النجاح في ذلك من خلال الاستثمار الجيد للوقت. 

فوائد إدارة الوقت 

• الاستثمار الأمثل لحياتنا. 
• يساعد في الحصول على الرضا وتحقيق الذات. 
• ينظم ويحسن بين متطلبات الأعمال خاصة إذا تعددت. 
• يجنب الازدواج والارتباك أثناء أداء المهام. 
• يساعدنا في التخطيط للمستقبل. 
• يحقق من السرعة في الأداء مع الدقة في الإنجاز وقلة التكاليف. 
• ينظم ويحسن من استغلال الجهود المبذولة.

مضيعات الوقت  

يمكن تعريف مضيعات الوقت بأنها كل ما يمنع من تحقيق الأهداف بشكل فعال، بالإضافة لسوء الإستخدام للوقت من خلالها وتتمثل في النقاط التالية:

• محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد. 
• ازدواجية الجهد. 
• نظام ترتيب للمبات بطريقة سيئة يساهم في تضيع الوقت. 
• ترك المهام دون إنجازها.
• المؤثرات البصرية الملهية والضجيج. 
• اللقاءات والاجتماعات غير المفيدة سواء كانت عائلية أو غيرها. 
• التأجيل والتردد في اتخاذ القرار.  
• الاتصالات الهاتفية غير المفيدة. 
• المراسلات الزائدة عن اللزوم. 
• بدء العمل بدون وضع الخطط أو التفكير الداعم لتحقيق الأهداف. 
• الاهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية.  
• تراكم الأوراق وكثرتها وعدم ترتيبها. 
• توكيل الأشخاص غير الكفء في القيام بالأعمال ويسمي بالتفويض الغير فعال. 

أنواع الوقت

يعتبر الوقت في حياتنا متمثل في نوعين:

• النوع الأول يعتمد على الوقت الذي يصعب تنظيمه أو إدارته أو الاستفادة منه في غير ما خصص له.
  • وهو الوقت الذي نقضيه في حياتنا الأساسية مثل النوم والأكل والراحة والعلاقات الأسرية والاجتماعية الهامة، ويعتبر ذلك الوقت الذي لا نستفيد منه.
• أما النوع الثاني هو الوقت الذي يمكن تنظيمه وإدارته وهو الوقت الذي تخصصه للعمل ولحياتنا الخاصة.
  • وفي هذا النوع يتمثل التحدي الكبير للوقت من خلال الاستفادة منه واستغلاله الاستغلال الأمثل. 

خطوات ومبادئ الإدارة الناجحة للوقت 

• مراجعة الأهداف والخطط والأولويات: وتعد من ضرورات تنظيم الوقت مراجعة الإنسان أهدافه وخططه وأولوياته لأنه بدون أهداف واضحة وخطط سليمة وأولويات مرتبة لا يمكن أن ينظم الوقت. 
• الاحتفاظ بخطة زمنية أو برنامج عمل لتحقيق الأهداف على المستوى القصير وتوضيح الأعمال والمهام والمسئوليات التي سوف يتم إنجازها، وتواريخ البداية والنهاية لذلك الإنجاز والمواعيد الشخصية. 
• الاهتمام بوضع قائمة إنجاز يومية تساعد الفرد في حالة النسيان أو الكسل بالمهام اليومية. 
• إغلاق منافذ الهروب التي يمكن من خلالها الهروب من المسؤوليات التي خططت لإنجازها، بالإضافة لأهمية معرفة نتائج الهروب من سلبيات وإيجابيات. 
• عدم الاستسلام للأمور العاجلة غير الضرورية لأنها تساهم في جعل الإنسان أداة في برنامج الأخرين و أولوياتهم وتسلبه فاعلية وقته وبالتالي يضعف من تحديد أهدافه وأولوياته، ويقل من تنظيمه لنفسه وإدارته لذاته. 

أساليب إدارة الوقت 

• تمثل أهمية كبيرة بالنسبة لإدارة الوقت لأنها تحدد طبيعة العمل بشكل عام كما لها دور مهم في تحديد طبيعة العلاقات القائمة بين أفراد المنظمة.
• من خلال الأسلوب أو الأساليب التي يتبعها الرئيس لإدارة الوقت خاصة في العمل الرسمي.
• أو إدارة وقته أثناء العمل والذي في أغلب الأحيان يخضع لقدراته وقناعاته الشخصية. 

أسلوب الإدارة الذاتية 

• يتمثل مفهوم الإدارة الذاتية في وجود فلسفة معينة ومنهج معين متطور لدى القائد الإداري.
  • التي تمكنه من خلال تطوير الإمكانيات والقدرات والمهارات الذاتية للفرد في سبيل تحقيق أكبر الإنجازات.
  • وأفضل النتائج على المستوى الشخصي أو على مستوى المنظمة بشكل عام. 

وتعتمد الإدارة الذاتية على مستوى واقعية الأفراد وانطباعاتهم وقناعاتهم الذاتية بالإضافة لضرورة توافر البيئة المناسبة، وتتضمن الإدارة الذاتية على عدة مقومات أهمها:

• المحافظة على التكوين السليم للجسم وتوفير بعض الصفات الشخصية المميزة للفرد. 
• توفر المعارف والمهارات الاجتماعية والإشرافية التي تلزم في عملية الاتصالات والعلاقات والمناقشات مع الآخرين. 
• توفر مرونة كافية للتأقلم والتكيف مع التغيرات المختلفة التي يواجهها الإداري. 
• تكمن أهمية الإدارة الذاتية من خلال التركيز على ضرورة فهم الإداري للأهداف التي يسعى لتحقيقها، ومعرفة النشاطات التي يقوم بها والطرق التي يستخدمها في سبيل تحقيق الأهداف. 

أما الإدارة بالاستثناء فتتمثل في عمل المدير بتفويض لمساعديه لحل مسألة ما واتخاذ قرار بشأنها طبقًا لدرجه صعوبتها.

وتعد بمثابة شكل من أشكال التفويض حيث يساهم هذا الشكل في التخفيف من عبء العمل الإداري عن الرئيس المختص بالعمل ونقل جزء من اختصاصاته أو بعض المسائل الإدارية إلى أحد المرؤوسين. 

بشرط أن يسمح القانون بذلك ويكون المفوض له سلطة القيام بالعمل تحت الرقابة الرئاسية، وتتضح قدرة المديرين على استخدام أفضل الإمكانيات لزيادة الإنتاجية من خلال طرق إدارة وتنظيم الوقت. 

في النهاية فقد وضح المقال طرق الاستفادة من الوقت من خلال تنظيم إدارته وتجنيه الوقت والتخطي لمضيعات الوقت التي تضعف إنجاز الأعمال وتحقيق الأهداف الهامة.