أهمية الخطابات الرسمية في مصر
أهمية الخطابات الرسمية في مصر، كثيرة حيث إنها تستخدم بشكل كبير ودائم في كافة المصالح الحكومية، بالرغم من أن أغلب الخدمات أصبحت تتم بشكل إلكتروني إلا أن الخطابات الرسمية من الأساسيات التي تحتاجها أغلب المؤسسات.
الخطابات الرسمية في مصر
- الكثير من الأشخاص يبحثون عن الخطابات الرسمية في مصر عند الحاجة إلى تقديمها للكثير من المصالح الحكومية، وهو عبارة عن رسالة موجهة من الشخص الذي لديه حاجة إلى الشخص المسؤول عن تقديم هذه الحاجة إليه.
- والخطابات الرسمية تعمل بها كافة المؤسسات الحكومية من سنوات طويلة، بل وبالرغم من التطورات التكنولوجية للكثير من الخدمات، إلا أن هذه الخطابات يتم العمل بها حتى وقتنا الحالي للحصول على بعض الخدمات.
- الغرض الأساسي من هذه الخطابات يكون تقديمه إلى العديد من الجهات الحكومية، هو الحصول منهم على موافقة رسمية على الطلب المقدم في هذا الخطاب الرسمي.
- يوجد العديد من الأشخاص يعملون ككتبة لهذه الخطابات بسبب تميزهم في هذا العمل بشكل أساسي، إلا أن البعض قد يحتاج إلى كتابة الخطاب بنفسه لذلك معرفة أساسيات كتابته من أهم هذه الأمور التي يحتاجها الكثير.
شاهد أيضًا: نموذج لفت نظر للموظفين وكيفية كتابته بطريقة صحيحة
أهمية الخطابات الرسمية في مصر
- قد لا يعرف الكثير من الأشخاص أهمية الخطابات الرسمية في مصر والتي يقومون بتقديمها للمؤسسات الحكومية، إلا أنها أهميتها كبيرة جدًا بل لا يمكن الاستغناء عن هذه الخطابات الرسمية بأي شكل من الأشكال.
- حيث إن هذا الخطاب يعتبر من الأساليب الأساسية الرسمية التي ساعد في الاتصال ما بين الشخص والمؤسسة، وهذا الأسلوب في الاتصال لا يمكن الاستغناء عنه مهما حدث تطور تكنولوجي.
- كما أن من أهمية الخطابات الرسمية في مصر أنها تعبر الأسلوب الرسمي الوحيد للتعامل ما بين مؤسسات الدولة، وكذلك التعامل ما بين المواطنين والمؤسسات وخاصًة فيما يتعلق بالطلبات الرسمية والشكاوى.
- ويعد أيضًا من أهمية الخطابات الرسمية في مصر أنها تقوم بتوفير الكثير من الوقت والجهد للتعامل مع المؤسسات، كما أنه من السهل أن يحفظ به لوقت الحاجة إليه في أي وقت أخر.
شكل الخطابات الرسمية
- إن الخطابات الرسمية تختلف في شكل كتابتها عن الخطابات العادية، حيث إنها يجب أن تكون على ورق لونه أبيض أو أصفر، أو أن يكون الورق يحتوي على شعار المؤسسة الموجه إليها أو منها الخطاب.
- كما أنه من الضروري أن يتم كتابته إما على الكمبيوتر أو بخط اليد بقلم أزرق فقط ويجب البعد عن اللون الأسود والأحمر، ولا يجب أن يكون في ورق الخطاب أي شكل أو رسم حتى في خلفية الورقة.
- ولذلك يفضل أن يتم كتابة هذا النوع من الخطابات على الكمبيوتر وطباعته على ورقة A4، ولكن يشترط أن يكون الخط الذي يستخدم في كتابتها بحجم 16 وبصيغة Arial.
- سواء تم الكتابة بخط اليد أو على الكمبيوتر يجب أن يحرص الشخص على تقسيم الخطاب إلى فقرات، ويجب ألا تكون الورقة محاطة بأي نوع من البراويز أو الإطارات.
- من الأساسيات الخاصة بالخطابات الرسمية أن يبدأ الخطاب بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وأن ينتهي الخطاب بشكل رسمي ويقدم فيه جزيل الشكر والتقدير قبل التوقيع والتاريخ الخاص بالخطاب.
شاهد أيضًا: نموذج معروض طلب مساعدة مالية جاهز
طريقة كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية
يمكننا أن نوضح الطريقة الصحيحة التي يتم كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية بها، على أن تكون هذه الطريقة على شكل خطوات بسيطة تحتوي كل منها على جزئية خاصة بالخطاب ليظهر بشكله الصحيح كالآتي:
1- بداية الخطابات الرسمية
في البداية يجب أن يحرص الشخص على كتابة العنوان الخاص به، وأن يحرص على أن يكون العنوان واضح وبالترتيب الرسمي المعارف عليه، بداية من اسم الشارع وحتى ينتهي بالرمز البريدي كلًا منهم في سطر على حدا.
2- العنوان الداخلي في الخطابات الرسمية
بعد الانتهاء من كتابة عنوان الشخصي لكاتب الخطاب يجب أن نقوم بترك مسافة كافية، ثم كتابة العنوان المرسل إليه بشكل دقيق وبنفس الرتيب، وإذا كان موجه إلى شخص بعينه يتم كتابة اسمه.
3- التحية في الخطابات الرسمية
بعد كتابة العناوين بشكل واضح ودقيق، يجب أن تأتي الخطوة الأساسية في كافة الخطابات الرسمية وهي التحية، ويجب أن يتم كتابتها بعد ترك سطرين من العنوان.
4- محتوى الخطابات الرسمية
يعتبر المحتوى الخاص بالخطابات الرسمية من أهم الفقرات الأساسية، وذلك لأنه الهدف الأساسي من الخطاب، ويجب أن يحرص الشخص على كتابته بشكل مختصر وواضح، وأن يحرص على اختيار الألفاظ الدقيقة المعبرة عن الموضوع.
5- الخاتمة في الخطابات الرسمية
بعد نهاية المحتوى والمضمون الخاص بالخطاب الرسمي، يجب أن نقوم بوضع جملة بسيطة كخاتمة، والتي توضح على نهاية الخطاب والتي يجب أن تحتوي على تقديم الشكر للموجه إليه الخطاب.
6- التوقيع والختم في الخطابات الرسمية
بعد نهاية الخطاب وتقديم الشكر للموجه إليه الخطاب يجب أن نقوم بترك سطرين، وأن يتم وضع توقيع الشخص الذي قام بكتابة الخطاب، وأن يقوم بوضع ختم المؤسسة إما فوق التوقيع أو بجانبه على حسب الشكل الرسمي لخطابات المؤسسة.
7- التاريخ في الخطابات الرسمية
يعتبر التاريخ هو آخر ما يتم كتابته قبل إرسال الخطاب بشكل مباشر، ويجب أن يتم كتابته بشكل مفصل يحمل اليوم والشهر والعام، ويجب الحرص على كتابته لأن إذا كان الخطاب سوف يتم الرد عليه سوف يحتاج الطرف الأخر إليه.
أنواع نماذج الخطابات الرسمية
الخطابات الرسمية نفسها يتم تقسيمها إلى نوعين أساسيين، فيوجد خطابات رسمية تجارية وخطابات رسمية إدارية، وكل منهم يختلف بشكل كبير عن الآخر على النحو التالي.
1- الخطابات الرسمية التجارية
- وهذا الخطاب التجاري له غرض وأسلوب وشكل مختلف عن الخطابات الإدارية بشكل كبير، حيث إنه يستخدم في الإعلانات الرسمية عن العديد من الإعلانات عن المنتجات التجارية.
- ويكون وجه من الشركة التجارية نفسها ويكب في بدايته كافة المعلومات عن الشركة، ثم بعد ذلك يتم عرض كافة المنتجات الموجودة في الشركة والتي تعلن عنها للمرسل إليه الخطاب.
- ويجب أن يحتوي الخطاب الرسمي التجاري على الشعار الخاص بالشركة بشكل رسمي، كما يجب أن يذكر في الخطاب الرقم المتعلق بالصندوق البريدي للشركة وكذلك رقم الهاتف والبريد الإلكتروني لتسهيل التواصل.
2- الخطابات الرسمية الإدارية
هذا الخطاب يعتبر هو الوسيلة الرسمية للتواصل مع كافة المؤسسات الحكومية الخاصة بالدولة، والذي يجب أن يتم بالشكل الذي أوضحناه بشكل رسمي دقيق، سواء كان بين مؤسسات الدولة وبعضها أو بين المواطنين ومؤسسات الدولة.
نصائح لكتابة الخطابات الرسمية الصحيحة
- يوجد العديد من النصائح التي من الضروري أن يتبعها الشخص عند كتابته للخطابات الرسمية، وذلك حتى تكون هذه الخطابات صحيحة وألا يتسبب الخطأ فيها بتعطيل الكثير من المصالح المتعلقة بالشخص نفسه وهذه النصائح هي.
- أن يختار الشخص ألفاظ الخطاب يشكل دقيق، وأن تكون كتابتها واضحة بشكل كامل، وأن تكون هذه الألفاظ معبرة بشكل كبير عن المحتوى الخاص بالخطاب، سواء كان مقدم لجهة حكومية أو لأحد الشركات.
- أن يحرص الشخص على أن تكون كافة المعلومات الخاصة به وبالشيء المتعلق به الخطاب معلومات دقيقة بشكل كلي، وأن تكون الأفكار المذكورة في هذا الخطاب واضحة.
- يجب أن يعتمد الشخص على أن يكون الخطاب موضوعي بشكل كبير، وألا يتبع أسلوب المحسنات الأدبية، وأن يتبع الأسلوب المنجز في سرد كافة الأمور المتعلقة بالخطاب ومن دون أي تحويرات.
شاهد أيضًا: نموذج خطاب تقديم وظيفة جاهز بأكثر من صيغة على حسب المجال
لقد تعرفنا معكم في هذا المقال على أهمية الخطابات الرسمية في مصر، وكذلك شكل هذه الخطابات والنصائح المتعلقة بكتابتها، حيث إن هذه الخطابات إذا لم تكتب بشكل رسمي صحيح قد يواجه الشخص مشاكل عديدة في رفضها وتعطل مصالحه.