مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب، له العديد من المعاني وهناك العديد من الأسماء والمصطلحات المعروفة في الشركات والتي يتم إعطائها للعديد من الموظفين، ومن أهمها الأسماء والألقاب مثل السكرتير والسكرتير تنفيذي.
مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
تم تصميم مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب هذه؛ لكي يتم تزويد المشاركين بالمفاهيم العلمية الحديثة التابعة للأعمال الخاصة بالسكرتارية وإدارة الأعمال المكتبية ومهارات الإتيكيت والبروتوكول، وتطوير مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات والتعامل مع الآخرين وغيرهم.
والسلوكيات التي يجب على مديري المكاتب والسكرتارية التنفيذيين اتباعها وهذه الدورات تستهدف جميع العاملين في وظائف السكرتارية ومديري المكاتب وموظفي إدارة المكاتب الأعلى أو المرشحين المستقبليين لهذا المنصب.
اقرأ من هنا: معهد حاسبات ومعلومات خاص
مفهوم السكرتارية
- يشير مصطلح (Secretary) إلى مجموعة من الشركات التي تهدف إلى تقديم المساعدة الإدارية في المرافق، كما يُعرف أيضًا بالوظيفة المصممة لتزويد الإدارة بجميع المعلومات والبيانات التي تساعد في دعم وتطوير الشركة وبيئة العمل لتوفير الوقت والطاقة وتقليل العبء المتراكم والمتعلق بالعمل اليومي.
- يعتبر عمل السكرتارية من المهام الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويمكن إرجاع ظهور هذا العمل إلى الثورة الصناعية في أوروبا.
- يهتم الأفراد العاملون في مجال السكرتارية بالحفاظ على سرية كافة المعلومات، وتعتبر الأمانة والمصداقية الوظيفية وإمكانية الكتابة والقراءة من الشروط الأساسية وأحد شروط الحصول على هذه الوظيفة.
- أما اسم Secretary فهو مشتق من الترجمة الأصلية لكلمة Secret وتعني سري وتدل على أهمية هذا العمل.
- والسكرتير هو المسؤول عن متابعة كافة الوثائق، والمستندات والملفات، ويتعلق الأمر بالعمل قبل الوصول إلى المدير أو المسؤول عن العمل الإداري.
- ومع تطور الوقت، فإن وظائف السكرتارية مطلوبة في معظم أماكن العمل مثل: مكاتب المحاماة والشركات الخاصة والعيادات الطبية والمستشفيات.
السكرتارية التنفيذية
يعتبر السكرتير التنفيذي من الأشخاص الذين يملكون الوظائف الأساسية في الهيكل الإداري، والسكرتير التنفيذي يعمل على أداء معظم المهام فهو حجر الزاوية في العمل والتطوير المؤسسي، ودور السكرتير التنفيذي حساسًا وأساسيًا.
أهمية السكرتارية
مع ظهور التكنولوجيا الحديثة والأجهزة الإلكترونية (خاصة أجهزة الكمبيوتر)، تطور عمل قسم السكرتارية بشكل واضح، وتزداد أهمية قسم السكرتارية، وتعتمد على النقاط التالية:
- التعاون معهم لتقليل ضغط العمل وخاصة الضغط على المديرين ورؤساء الأقسام.
- تنسيق جميع أنواع العمل، بما في ذلك التحضير للاجتماعات والمناقشات وما إلى ذلك.
- تقديم جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب.
- التأكد من سلامة طريقة الاتصال بين المدير والبيئة الخارجية والعكس صحيح.
- تحقق من المستندات والتحقق منها قبل الموافقة عليها رسميًا.
خصائص السكرتير
للسكرتير سلسلة من الخصائص وهي:
- يعد الالتزام بالصدق في المعاملات من أهم خصائص السكرتارية.
- يجب أن يكون السلوك الجيد مهذبًا.
- ذكي وسريع في العمل.
- القدرة على استخدام اللغة المناسبة للتعبير عن موضوع المناقشة بالطريقة الصحيحة.
- التحلي بالصبر والقدرة على العمل تحت الضغط.
- تأكد من جدولة وتنسيق جميع المهام اليومية.
- قدرة ممتازة على التنقل والاستعداد للعمل فور انتهاء الدوام الرسمي.
- احترم الجميع وعدم احتقرهم.
وظائف السكرتير
تعتمد الأمانة العامة على أداء العديد من الوظائف الهامة في بيئة العمل، بما في ذلك:
- متابعة رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تلقيها كل يوم وإرسالها عندما تكون جاهزة في الوقت المحدد.
- التأكد من جدولة المواعيد والتعامل مع الآخرين وفقًا لجدول زمني منظم حتى يتمكنوا من رؤية الطبيب أو المدير أو قائد الوظيفة.
- ضمان تطبيق جميع وظائف التشغيل والإدارة من خلال الاعتماد على المعدات الإلكترونية التي تدعم التطبيق الدقيق والصحيح.
- إعداد جميع التقارير والنماذج الخاصة بالموظفين والعملاء في مكان العمل.
وظائف السكرتير التنفيذي
- يتلقى السكرتير التنفيذي رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، ثم يعرضها على المدير، ويعرض كل بريد إلكتروني ويعطب تعليمات حسب المحتوى الوارد في البريد الإلكتروني، كما يتم توزيع البريد الإلكتروني على جميع الإدارات ذات الصلة حسب أهميتها.
- يتلقى السكرتير التنفيذي العديد من المكالمات المهمة لفهم مَن هو المتصل والغرض من الاتصال، ثم يقوم بإعادة توجيه المتصل إلى الوجهة التي يبحث عنها.
- يسجل جميع المكالمات التي تمت، ويسجل الأهداف من ورائها، وبعدها يتم عرضها على المدير.
- كما قام السكرتير التنفيذي بتنظيم جميع الاجتماعات في الشركة وأثناء حجز الغرفة المناسبة قام بإرسال مجموعة من الدعوات لمن يجب عليهم حضور هذه الاجتماعات.
- إعداد جدول الأعمال.
- إعداد كافة المواعيد والبيانات الخاصة بكل زائر للمدير.
اقرأ من هنا: معهد حاسبات ومعلومات خاص
أهداف خطة الدورات التدريبية للسكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
بعد التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب سنتعرف على أهداف الدورات التعليمية الخاصة بها:
- فهم مفهوم السكرتير التنفيذي وأهميته في إدارة مكتب المنظمة.
- فهم واجبات السكرتير التنفيذي والمهام التي يجب أن يؤديها السكرتير.
- فهم كيفية تحسين الأداء عند التعامل مع الآخرين والأولويات.
- تعلم كيفية التغلب على التسويف والتوتر بين كبار المديرين.
- تنمية مهارات السكرتارية في إعداد وتنظيم الاجتماعات الناجحة.
- تحديد المجال الذي يجب أن تسيطر عليه الأمانة باعتبارها إدارة المكتب الأعلى.
- تنمية مهارات الاتصال والقدرة على الابتكار لدى الأمناء المتميزين.
- تعرف على الأخطاء العشرة للسكرتير التنفيذي وكيفية تفاديها.
- تحديد المهارات التي يجب أن يمتلكها مشرفو الإدارة العليا.
- تنمية مهارات الاتصال لأمناء السر المتميزين.
- تعلم مهارات كتابة التقارير والملاحظات ومحاضر الاجتماعات مع الأمناء المتميزين.
- تمارين عملية وأمثلة عملية تتعلق بمهارات السكرتير التنفيذي.
محتوى خطة الدورات
يعد التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب جزءا من التعرف على محتوى الدورات الخاصة به وهي:
الوحدة 1: المفاهيم الأساسية للسكرتارية التنفيذية.
- مفهوم السكرتارية.
- أهمية أعمال السكرتارية التنفيذية.
- العمل الذي قام به السكرتير التنفيذي.
- مهارات وقدرات السكرتير التنفيذي
- الصفات الشخصية والعلمية للسكرتير التنفيذي.
- عشر وصايا لسكرتير تنفيذي ناجح.
- مقارنة عمل السكرتير في أوروبا وأمريكا واليابان والدول العربية.
الوحدة 2: سكرتير تنفيذي، يقوم بإعداد وكتابة الرسائل والمذكرات والتقارير
- تحضير وكتابة الرسائل والملاحظات.
- تحضير وكتابة التقارير.
الوحدة 3: السكرتير التنفيذي والتحضير للاجتماع
- دور السكرتير في الاجتماع التخطيطي.
- دور السكرتير في اليوم السابق للاجتماع.
- دور السكرتير يوم الاجتماع.
- دور السكرتير خلال الاجتماع.
- دور السكرتير بعد الاجتماع.
الوحدة 4: الأمانة التنفيذية، والتحضير للمقابلة والتعامل مع زوار المكتب
- السكرتير والتحضير للمقابلة.
- السكرتير والتعامل مع زوار المكتب.
الوحدة 5: السكرتير التنفيذي وإدارة الوقت.
- مفهوم إدارة وقت السكرتير.
- حقائق عن الوقت.
- مبادئ وأُسس إدارة وقت السكرتير.
- كيف يخطط السكرتير لإدارة وقته اليومي.
- العوامل الخارجية التي تضيع وقت السكرتير.
- العوامل الداخلية التي تضيع وقت السكرتير.
- ما الذي يمكن أن يحصل عليه السكرتير من العمل.
الوحدة 6: السكرتير التنفيذي، مهارات التواصل، التحدث الفعال والاستماع الجيد.
- مفهوم ونوع الاتصال.
- عناصر أو مكونات عملية الاتصال.
- أهمية التواصل مع السكرتارية.
- مفهوم الكلام الفعّال.
- كيف يطور السكرتارية مهارات في الكلام الفعال.
- مفهوم الاستماع.
- كيف يطور السكرتير مهارات الاستماع الجيدة لديه.
الوحدة 7: السكرتير التنفيذي والاتصالات الهاتفية.
- القواعد العامة للسكرتارية باستخدام الاتصالات الهاتفية
- توجيهات الرئيس للسكرتير عند التعامل مع الاتصالات الهاتفية.
- السكرتير والتعامل مع المكالمات.
- كيف يكمل السكرتير تحويل المكالمات الواردة إلى هاتف المدير.
- طريقة رد السكرتير على الهاتف في غياب المدير.
- السكرتير والتعامل مع المكالمات الصادرة.
- كيفية استكمال سجل اتصال السكرتير الصادرة.
الوحدة 8: السكرتير التنفيذي وكيفية التعامل مع الآخرين.
- كيف تقابل الأشخاص الذين تتعامل معهم.
- كيف يتعامل السكرتير مع مديره.
- كيف يتعامل السكرتير مع المرؤوسين.
- كيف يتعامل السكرتير مع الزملاء.
- كيف يتعامل السكرتير مع العملاء.
الوحدة 9: السكرتير التنفيذي وقواعد الإتيكيت
- السكرتير والتعارف وقواعد التقديم.
- قواعد السكرتير والمصافحة.
- السكرتير وقواعد المحادثة.
- السكرتير وقواعد التدخين.
- السكرتير وقواعد الابتسامة والجلوس.
- السكرتير وقواعد الشكر والاعتذار.
- السكرتير وقواعد الآداب.
- السكرتير وقواعد النظافة.
- الآداب العامة للسكرتارية والمكاتب.
الوحدة 10: تنفيذ الأمانة وقواعد البروتوكول
- السكرتير وقواعد الأولوية.
- السكرتير وقواعد الاتصال الرسمية.
- السكرتير وقواعد الحفلات والمآدب.
- قواعد الزيارة الرسمية والسكرتارية.
- السكرتير وقواعد الأكل.
- السكرتير والملابس.
اقرأ من هنا: عمل المرأة في الإسلام بين الرفض والقبول
كانت هذه نبذة عن مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب حيث يمكنكم التعرف على معنى السكرتارية والسكرتارية التنفيذية وأهم المهام والواجبات التي يقوم بها كلا من السكرتير والسكرتير التنفيذي، وما هي الدورات الخاصة بالسكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب وأهم أهدافها ومحتواها.